Con il DM 23 gennaio 2004, il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha definito le modalità operative per l'archiviazione dei documenti fiscali e contabili su supporto digitale, dando attuazione all'art. 7-bis del DL 357/1994 (convertito, con modificazioni, nella legge 489/1994).
Inoltre, nella Gazzetta Ufficiale n. 49 dello scorso 28 febbraio é stato pubblicato il D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, attuativo della direttiva 2001/115/CE  in materia di armonizzazione, semplificazione e modernizzazione della fatturazione. La direttiva viene recepita mediante sostituzione integrale dell'art. 21 DPR 633/1972, riguardante l'obbligo di emissione della fattura, e modificazione degli artt. 39 e 52 , riguardanti rispettivamente la conservazione dei documenti e l'esecuzione di accessi, ispezioni e verifiche fiscali.

1. TENUTA DEI REGISTRI SU SUPPORTO DIGITALE

Ambito di applicazione: documenti e loro caratteristiche
Le nuove disposizioni di cui al DM 23 gennaio 2004 si applicano ai seguenti documenti di natura civilistica e fiscale:
- libro giornale
- libro degli inventari
- libro soci
- libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'assemblea
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
- libro delle obbligazioni
- libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'assemblea degli obbligazionisti
- registro Iva degli acquisti
- registro Iva delle fatture
- registro Iva dei corrispettivi
- registro dei beni ammortizzabili
- registro Irpef degli onorari dei professionisti
- altri documenti contabili (fatture, lettere, telegrammi).
Per garantire la rilevanza ai fini fiscali della suddetta documentazione, ove tenuta su supporto informatico, è necessario che siano rispettate alcune condizioni.
In particolare i documenti, oltre ad essere statici e non modificabili, devono poter essere esibiti; inoltre, al fine di attestare la data, l'autenticità e l'integrità degli stessi, dovranno sempre essere apposti il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.
Il supporto contenente i documenti, di cui deve essere assicurato l'ordine cronologico, deve essere leggibile nel tempo; per ciascun periodo d'imposta non deve esservi soluzione di continuità. All'interno dell'archivio informatico dovrà essere possibile la ricerca e l'estrazione di informazioni essenziali, quali cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva e data.

Procedure di conservazione e altri adempimenti
L'archiviazione informatica dei documenti elencati, se effettuata nel rispetto della procedura prevista dal regolamento in commento, consente di distruggere i documenti originali in formato cartaceo. Di seguito si descrive brevemente detta procedura, rinviando, per informazioni maggiormente dettagliate, alla lettura del regolamento.
Per quanto riguarda la tenuta dei registri informatici, dovrà essere nominato un responsabile del procedimento di conservazione digitale, il quale dovrà occuparsi della memorizzazione dei documenti su supporto ottico, nonché dell'apposizione sugli stessi della sottoscrizione elettronica e, al posto del riferimento temporale, della cd. "marca temporale". Quest'ultima è una sequenza di bit, ottenuta con procedimento informatico, attraverso la quale è possibile attestare la certezza della data e, quindi, opporla ai terzi. La marca può essere apposta:
- sull'insieme dei documenti
- su un'impronta crittografata degli stessi.
Per le scritture contabili e gli altri documenti fiscali, inoltre, è prevista anche l'apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione del pubblico ufficiale.
L'archiviazione dovrà essere effettuata con cadenza quindicinale per le fatture e annuale per gli altri documenti e scritture contabili.
Il responsabile della conservazione, entro un mese dalla scadenza del termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi, dovrà trasmettere all'Agenzia delle Entrate una comunicazione contenente alcuni dati essenziali, quali:
- l'impronta dell'archivio informatico
- la sottoscrizione elettronica
- la marca temporale.
L'Agenzia delle Entrate confermerà l'avvenuta ricezione della comunicazione attraverso una ricevuta contenente il relativo numero di protocollo.
 
Imposta di bollo
Innanzi tutto, vale la pena di ricordare che la misura dell'imposta è pari a € 10,33 per le società di capitali e a € 20,66 per le altre imprese, con riferimento al libro giornale e al libro degli inventari; a € 10,33 per tutti gli altri registri obbligatori ai fini civilistici o per i quali l'obbligo della bollatura è previsto da leggi speciali; infine, in relazione ai registri tenuti ai fini fiscali, l'imposta non è dovuta.
Con riferimento ai documenti conservati su supporto digitale, l'imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni  di esse.
Quanto al pagamento dell'imposta, esso avviene in due fasi distinte. In una prima fase l'interessato dovrà presentare una comunicazione all'Agenzia delle Entrate, contenente l'indicazione del numero presunto di documenti che saranno emessi o utilizzati nel corso dell'anno, nonché l'importo e gli estremi del pagamento dell'imposta.
Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, poi, all'Agenzia delle Entrate dovrà essere inviata una ulteriore comunicazione, contenente il numero effettivo dei documenti utilizzati nel corso dell'anno precedente, divisi per tipologia, nonché gli estremi dell'eventuale versamento della differenza d'imposta o, viceversa, la richiesta di rimborso o di compensazione dell'imposta versata in eccedenza. L'importo complessivo corrisposto diviene la base provvisoria per il calcolo dell'imposta dovuta per l'anno in corso.

Esibizione
In caso di verifiche, controlli o ispezioni il documento informatico deve essere reso leggibile e, in caso di richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico, nonché stampabile su carta, nel luogo di conservazione delle scritture. Per l'esibizione in via telematica, invece, l'Agenzia delle Entrate dovrà stabilire le relative modalità con apposito provvedimento.

2. FATTURAZIONE ELETTRONICA

Le modalità
Il D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 introduce nel nostro ordinamento la possibilità di emissione della fattura elettronica, previo accordo con il destinatario: il relativo documento potrà essere compilato, trasmesso e archiviato esclusivamente in forma elettronica, eliminando il supporto cartaceo. Chiaramente l'emissione della fattura in forma elettronica presuppone l'adozione di idonee garanzie: così, l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine  e l'integrità del contenuto dovranno essere provate mediante l'apposizione su ciascuna fattura, o di ciascun lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente, ovvero mediante sistemi Edi di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano l'esistenza dei predetti requisiti di autenticità e di integrità.
La fattura si considera emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte, ovvero all'atto della sua trasmissione elettronica. Essa dovrà essere compilata in duplice esemplare, di cui uno da consegnare o spedire alla controparte.
 
Il contenuto
La fattura elettronica, che dovrà essere datata e numerata in ordine progressivo per anno solare, dovrà contenere:
a) i dati dei soggetti tra i quali intercorre l'operazione di fatturazione (nome e cognome se si tratta di persone fisiche, ovvero ditta e denominazione sociale o ragione sociale, se si tratta di persone giuridiche);
b) la natura, la quantità e la qualità dei beni/servizi oggetto della fatturazione;
c) i dati necessari per la determinazione della base imponibile;
d) il valore dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
e) l'aliquota, l'imponibile e l'imposta, con arrotondamenti al centesimo di euro;
f) la partita Iva del cessionario del bene o del committente del servizio, nel caso in cui l'imposta sia dovuta da quest'ultimo in luogo del cedente o del prestatore, con l'indicazione della relativa norma;
g) in caso di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, la data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri, il numero dei chilometri percorsi, le ore navigate o volate;
h) nel caso di compilazione della fattura da parte del cliente ovvero, per conto del cedente/prestatore, da parte di un terzo, la relativa annotazione.
Le fatture in lingua straniera dovranno essere tradotte in lingua nazionale a richiesta dell'amministrazione finanziaria e gli importi potranno essere espressi in qualsiasi valuta, purché l'imposta sia sempre indicata in euro.

L'emissione della fattura da parte del cliente o di un terzo
E' possibile che la fattura venga emessa anche dal cliente o da un terzo: in questo caso, ove tali soggetti risiedano in un Paese in relazione al quale non esistano strumenti giuridici di reciproca assistenza, l'operazione è consentita solo se il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l'attività da almeno cinque anni e non abbia ricevuto, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di infrazioni sostanziali con riferimento all'Iva.
Inoltre, tale operazione sarà subordinata alla presentazione di un'apposita comunicazione preventiva all'amministrazione finanziaria, secondo modalità, contenuti e procedure telematiche da definirsi con apposito provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate.
 
L'archiviazione
Anche l'archiviazione potrà avvenire esclusivamente in forma elettronica: in tal caso il contribuente sarà esonerato dalla tenuta dei registri su supporto cartaceo.
Il decreto distingue tra:
- fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica, che saranno archiviate nella stessa forma;
- fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea, che potranno anche essere archiviate in forma elettronica.
Il luogo di archiviazione potrà anche essere situato in un altro Stato, purché con quest'ultimo esistano strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza. Il soggetto passivo dovrà assicurare, a fini di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio, nonché la possibilità che tutti i documenti in esso contenuti, compresi i certificati di garanzia dell'origine e dell'integrità delle fatture elettroniche, siano stampati e trasferiti su altro supporto informatico.
In caso di ispezione documentale, essa si estenderà anche ai documenti disponibili tramite le apparecchiature informatiche installate nei locali in cui viene eseguito l'accesso.